Фаза выполнения
Прежде всего, нужно понять, что фаза выполнения ни в коем случае не ограничивается только лишь учетом – бухгалтерским или управленческим. Эта фаза включает в себя так же управление персоналом, маркетинг и т.п.
Если продолжить пример с описывающий фазу планирования, то автоматизированный процесс фазы выполнения выглядел бы примерно так:
1. Подчиненный IT-менеджера (или он сам) вводит в систему заявку на выплату, допустим, $630, указать статью — поддержание оргтехники, и способ оплаты — безналичный. По плану же на данную статью полагалось $600.
2. Менеджер видит перерасход — $30 (в общем случае — величину неизрасходованного остатка по статье) и отсылает такую заявку финансовому директору.
3. Финансовый директор получает сообщение о новой заявке от IT-менеджера, видит перерасход по ней и текущий остаток денежных средств на том счете, с которого она будет уплачена.
4. Если финансовый директор согласен, он утверждает заявку и продолжает ее движение по маршруту. Если не согласен — отклоняет, что означает возврат заявки к ее отправителю с указанием причины отвода.
5. В случае утверждения заявка попадает к бухгалтеру, который, после получения необходимых документов (счета, акта, счета-фактуры и т.д.), ставит свою визу — «проведено».
6. Дальше бухгалтер по банку одним движением на основании заявки печатает платежное поручение. Заявка получает статус — «удовлетворена».
Надо отметить то, что необходимым элементом документооборота является доступность ответственным лицам информации о том, кто и как долго обрабатывал заявку, и в какой стадии она в данный момент находится. Естественно, на практике было много нюансов. Например, если заявка удовлетворяла плану, то этап 3 мог и отсутствовать.
